ERP là một giải pháp tích hợp các ứng dụng công nghệ thông tin giúp doanh nghiệp cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho việc quản lý các nguồn lực một cách hiệu quả. Tầm quan trọng hệ thống ERP trong doanh nghiệp như thế nào? Tất cả sẽ được giải đáp rõ ràng với những chia sẻ dưới đây của chúng tôi.

1. ERP là gì?

ERP là từ viết tắt của cụm từ enterprise resource planning – hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Nó gồm có một phần mềm quản lý công việc, quy trình kinh doanh và tích hợp tài chính, hoạt động, sản xuất, chuỗi cung ứng, báo cáo, nhân sự của công ty. Hầu hết các công ty đều có hệ thống vận hành quản lý riêng, tuy nhiên đa phần các phần mềm chưa tích hợp trong một phần mềm tổng thể, bao quát các quy trình kinh doanh hàng ngày hay giúp phát triển kinh doanh trong tương lai.

Hệ thống của họ sẽ phải đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp khi công ty có nhu cầu thay đổi và mở rộng. Vậy làm thế nào để tìm được một hệ thống ERP trong doanh nghiệp phù hợp nhất với nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp?

Các doanh nghiệp trước đây có một số loại quy trình tài chính, kế toán hoặc nhân sự tuy nhiên các hệ thống phần mềm đó thường làm việc riêng biệt và khó kết hợp chặt chẽ và liên hệ với nhau. Phần mềm ERP hiện đại trở nên khác biệt vì có thể kết hợp tất cả các quy trình khác nhau vào cùng một nơi để hợp tác và tạo ra một hệ thống thống nhất và khoa học.

Mỗi bộ phận có thể theo dõi những gì bộ phận kia đang làm với các giải pháp hiện tại. Kết quả là bộ phận nhân sự và kế toán có thể dễ dàng hợp tác với bộ phận quan hệ khách hàng và bán hàng.

Chức năng của hệ thống ERP?

• Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP được các tổ chức sử dụng để quản lý những chức năng kinh doanh của họ trong một hệ thống tích hợp và tập trung.
• Phần mềm ERP thường được sử dụng bởi những công ty làm việc trong chuỗi cung ứng để giúp theo dõi tất cả các bộ phận chuyển động trong quá trình sản xuất và phân phối.
• Tuy nhiên, hệ thống ERP cũng có thể được sử dụng bởi nhiều ngành công nghiệp khác nhau gồm các ngành như xây dựng và khách sạn, chăm sóc sức khỏe, các nhóm phi lợi nhuận. Hệ thống có thể giúp các tổ chức và doanh nghiệp quản lý nhân viên, khách hàng và hàng tồn kho.
• Hệ thống ERP lưu trữ tất cả những dữ liệu được nhập vào một cơ sở dữ liệu duy nhất, cho phép tất cả phòng ban làm việc với cùng một thông tin. Bên cạnh đó, tất cả những dữ liệu này có thể được phân tích, sắp xếp và đưa vào báo cáo. Hệ thống ERP tập hợp những chức năng quản lý nguồn nhân lực, khách hàng, chuỗi cung ứng, kiểm kê, quản lý tài chính vào một hệ thống.

2. Các nguyên tắc cơ bản về hệ thống ERP

Các hệ thống ERP được thiết kế xung quanh một cấu trúc dữ liệu thông thường được xác định thường có một cơ sở dữ liệu chung. Các hệ thống ERP cung cấp truy cập dữ liệu doanh nghiệp từ nhiều hoạt động sử dụng định nghĩa và cấu trúc thông thường và trải nghiệm người dùng thông thường.

Bộ sưu tập trung tâm của dữ liệu để phân phối rộng rãi là một nguyên tắc ERP then chốt. Thay vào đó là một số cơ sở dữ liệu độc lập với việc kiểm kê vô tận của các bảng tính bị ngắt kết nối, các hệ thống ERP đem lại sự hỗn loạn để mọi người sử dụng. Từ CEO đến các nhân viên đều phải trả tiền để tạo, sử dụng và lưu trữ cùng một loại dữ liệu thu được thông qua các quy trình chung.

Với kho dữ liệu tập trung và an toàn, mọi người trong tổ chức có thể tin tưởng rằng dữ liệu và cập nhật chính xác và đầy đủ. Tính toàn vẹn của dữ liệu được đảm bảo cho mọi công việc được thực hiện trong toàn tổ chức, từ báo cáo tài chính hàng quỹ đến một báo cáo phải thu chưa thanh toán, mà không triển khai các bảng tính dễ bị lỗi.

3. Tầm quan trọng hệ thống erp trong doanh nghiệp?

Công nghệ ERP ngày càng tốt hơn trong việc kết hợp tất cả các quy trình kinh doanh của bạn lại với nhau, giúp công ty đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và nâng cao năng suất kinh doanh. ERP đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp, cụ thể:

3.1 Cải thiện năng suất

Với những phương pháp truyền thống, nhiệm vụ tẻ nhạt là điều không thể tránh khỏi. Các nhiệm vụ như giám sát mức hàng tồn kho, tạo báo cáo, theo dõi timesheet và lịch sử các đơn đặt hàng chế biến đã lấy đi lượng lớn thời gian làm việc của nhân viên. Ngoài ra, các quy trình này còn làm giảm tinh thần của nhân viên và mở ra lỗi của con người.

Ngay cả những nhân viên giỏi nhất cũng nhất định mắc lỗi sau giờ thứ mười lăm của việc nhập cùng một dòng dữ liệu vào các hình thức khác nhau. Nếu bạn chọn giải pháp phù hợp, phần mềm ERP có thể tự động hóa những công việc tẻ nhạt nhất của bạn. Cơ sở dữ liệu trong hệ thống ERP loại bỏ các nhiệm vụ dư thừa như nhập dữ liệu và cho phép hệ thống thực hiện những phép tính nâng cao trong vòng vài phút. Điều đó giúp giải phóng thời gian của các thành viên trong nhóm để làm việc chu đáo hơn, tăng tỷ suất hoàn vốn ROI của bạn. Từ đó, hệ thống ERP làm tăng hiệu quả năng suất và khả năng sinh lời của tổ chức bạn.

3.2 Tiết kiệm chi phí

Tuy nhiều trong những năm gần đây nhiều nhà cung cấp đã giới thiệu giá linh hoạt, gói phần mềm ERP vẫn là một khoản đầu tư lớn. Với nhiều người, khoản đầu tư quá lớn ban đầu sẽ khó có thể tiết kiệm được bất kỳ khoản chi phí nào cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, một khi đã vượt qua được điều đó, bạn sẽ dễ dàng nhìn thấy tỷ suất hoàn vốn Return on investment ROI mà hệ thống ERP mang lại tuyệt vời như thế nào.

Đầu tiên, hệ thống ERP hợp nhất nhiều hệ thống có thể bị phân mảnh trong tổ chức của bạn. Từ phát triển sản phẩm đến các khoản phải chi trả khác, nhân viên của bạn sẽ có thể truy cập tất cả các công cụ cần thiết để hỗ trợ cho công việc của họ từ một hệ thống tập trung.

Bạn sẽ giúp nhân viên tận dụng thời gian hiệu quả hơn bằng cách thống nhất các hệ thống. Với ERP, người dùng không phải tìm kiếm một mẩu thông tin trên nhiều hệ thống. Thông tin trở nên dễ dàng hơn nhiều với cơ sở dữ liệu trung tâm.

Bên cạnh đó, bằng cách loại bỏ việc phải đào tạo cho nhân viên sử dụng nhiều hệ thống khác nhau, doanh nghiệp của bạn sẽ tiết kiệm tiền khi bắt đầu lựa chọn nhà phát triển phần mềm chuyên nghiệp rồi thiết kế phần mềm này. Điều đó không chỉ làm giảm số tiền chi cho việc đào tạo mà còn làm giảm nỗ lực hậu cần liên quan. Thay vì lên lịch một số buổi đào tạo với một số nhà cung cấp khác nhau, bạn chỉ cần trao đổi với một người.

3.3 Phân tích tốt hơn

Cơ sở dữ liệu thông tin trung tâm cũng hỗ trợ cho việc cải thiện báo cáo và phân tích của bạn. Khi phần mềm ERP bắt đầu lưu trữ tất cả các dữ liệu người dùng như một đầu vào, phần mềm ERP trở thành một công cụ kinh doanh xuất sắc. Phần mềm giúp nhóm của bạn tạo các báo cáo khác nhau nhanh chóng và dễ dàng hơn. Các báo cáo có thể mất nhiều ngày biên dịch và nghiên cứu nhưng giờ đây với hệ thống ERP chỉ mất vài phút.

Hầu hết các phần mềm ERP đều cung cấp một bảng điều khiển tùy chỉnh để giám đốc điều hành có thể xem báo cáo khi họ lần đầu đăng nhập vào hệ thống. Các báo cáo này có thể gồm nhiều tài liệu từ báo cáo thu nhập, chi phí cho các KPI tùy chỉnh cung cấp thông tin một cách chi tiết về các chức năng nhất định.

Khả năng truy cập vào báo cáo nhanh chóng cho phép nhóm bạn đưa ra quyết định tốt và nhanh hơn. Bạn không còn cần phải dựa vào nhân viên IT của bạn để tạo ra các báo cáo mà bạn cần. Các báo cáo cuối cùng thường đi kèm với những cấp truy cập, đảm bảo chỉ các nhân viên có liên quan mới thấy dữ liệu công ty có giá trị.

3.4 Nguồn nhân lực

Các giải pháp ERP hiện đại giúp quản lý dữ liệu công ty và tự động hóa những công tác, nhiệm vụ quản lý nhân viên như tuyển dụng, tính lương và các nhiệm vụ khác. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể theo dõi hiệu suất của nhân viên và giải quyết những vấn đề nhân sự tiềm ẩn.

3.5 Sản xuất

Chức năng sản xuất cải thiện giao tiếp kinh doanh, tự động hóa những quy trình hàng ngày và nâng cao khả năng đáp ứng các nhu cầu khách hàng và quản lý tài nguyên bằng cách truy cập dữ liệu thời gian thực. Hệ thống ERP cũng tối ưu hóa quản lý dự án cũng như lập kế hoạch sản xuất, chi phí,…

3.6 Sự cộng tác trong toàn thể doanh nghiệp được cải thiện

Tùy thuộc vào chương trình bạn đang sử dụng, các tính năng của phần mềm ERP có thể thay đổi đôi chút. Nhưng nói chung, tất cả các hệ thống đều cải thiện tính công tác theo một cách nào đó.

Cơ sở dữ liệu tập trung là một phần không thể tách rời của những gì làm cho hệ thống ERP vượt trội. Với cơ sở dữ liệu này, bạn cung cấp cho doanh nghiệp của bạn một nguồn duy nhất để làm việc. Điều đó giúp loại bỏ hoàn toàn sự cố làm việc với dữ liệu không chính xác, từ đó chi phí cũng giảm đáng kể.

Ngoài ra, một cơ sở dữ liệu trung tâm làm giảm bất kỳ do dự hay trì hoãn trong những dự án, bởi tất cả các thành viên trong nhóm có quyền truy cập vào dữ liệu của toàn công ty mà họ cần.

Hơn nữa, không cần phải hợp nhất thông tin trên các hệ thống hay nguồn khác nhau. Vì tất cả các dữ liệu được biên dịch, truy cập, lưu trữ và chia sẻ thông qua một hệ thống duy nhất, không có mối quan ngại các lỗi liên quan đến sự đầy đủ, chính xác hay an toàn từ các tập tin dữ liệu.

3.7 Chuỗi cung ứng

Thay vì vẫn nhập thông tin bằng tay và cố gắng theo dõi hàng tồn kho theo cách thu công, bạn có thể dễ dàng tiết kiệm tiền bạc và thời gian bằng cách tự động hóa các quy trình này với hệ thống ERP. Những giải pháp ERP cũng cung cấp bảng điều khiển và trí tuệ kinh doanh để giúp bạn xử lý việc quản lý hàng tồn kho của mình.

Có thể thấy với nhu cầu của các doanh nghiệp hiện nay thì việc quản lý rất cần thiết và gần như là tất yếu, quản lý càng tốt thì hiệu quả mang lại càng tốt. Nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu thiết kế phần mềm ERP chuyên nghiệp chúng tôi có một số địa điểm uy tín như: freelancervietnam.vn, mona.solutions, wab-component.com, downloadrage.com

Trên đây là những chia sẻ về tầm quan trọng của hệ thống ERP trong doanh nghiệp. Hi vọng, bài viết đã giúp bạn giải đáp những thắc mắc của mình và đừng quên ghé thăm chúng tôi thường xuyên để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích nữa nhé!