Điện thoại gần như đi theo chúng ta suốt cả ngày. Thế nhưng không ít người cài cả chục ứng dụng mà thực tế chỉ mở vài cái. Chúng tôi viết bài này để bạn nhìn lại những gì đang nằm trên máy, rồi cùng chọn ra vài ứng dụng thật sự đáng giá. Nếu muốn có gợi ý cụ thể để bắt đầu, bạn có thể xem danh sách ứng dụng miễn phí đáng dùng mà đội ngũ bên mình đã tổng hợp.
Ứng dụng di động cho công việc và đời sống là gì?
Nói đơn giản, đây là nhóm ứng dụng chạy trên điện thoại, giúp bạn xử lý cả việc công lẫn việc nhà mà không cần ngồi trước máy tính. Có ứng dụng cho phép xem và sửa tài liệu khi đang di chuyển. Có ứng dụng theo dõi lịch làm việc. Cũng có ứng dụng ghi lại chi tiêu mỗi ngày để bạn biết tiền đã đi đâu.
Điểm mạnh lớn nhất của nhóm này là sự tiện lợi. Mở ra là dùng được ngay. Không cần khởi động máy, không cần cài thêm trình điều khiển, cũng không phải đăng nhập qua nhiều bước. Với nhân viên văn phòng hay chủ shop đang bận rộn, mỗi lần tiết kiệm vài phút nghe thì nhỏ, nhưng cộng dồn lại có khi là nhiều giờ mỗi tuần. Đó là lý do chúng tôi thấy nhóm này đáng để bạn dành thời gian tìm hiểu.
Chọn theo nhu cầu, đừng chọn theo độ nổi tiếng
Chúng tôi từng gặp một người bạn làm kế toán. Anh tải về hơn chục ứng dụng quản lý công việc cùng lúc, vì nghe ai cũng khen. Kết quả là dữ liệu nằm rải rác khắp nơi. Cái thì bị bỏ quên, cái thì cập nhật lệch nhau. Cuối tuần anh phải ngồi gom lại mất cả buổi. Từ chuyện đó, chúng tôi rút ra một nguyên tắc khá đơn giản: mỗi nhu cầu nên có một công cụ chính.
Trước khi tải, bạn thử trả lời ba câu hỏi. Việc nào đang chiếm nhiều thời gian nhất? Bạn có làm việc nhóm thường xuyên không? Dữ liệu có cần đồng bộ giữa điện thoại và máy tính không? Khi đã có câu trả lời, danh sách phù hợp sẽ thu hẹp đi nhiều. Bạn đỡ phải thử đi thử lại, và cũng đỡ mất công gỡ cài đặt về sau.
Các nhóm ứng dụng thiết thực
Để dễ đối chiếu, chúng tôi chia ứng dụng theo nhóm nhu cầu. Bạn không cần dùng đủ cả bốn nhóm. Chỉ cần chọn đúng nhóm đang khiến bạn mất nhiều thời gian nhất là đủ để bắt đầu.
- Quản lý lịch và nhắc việc: giúp bạn không quên cuộc họp hay hạn nộp. Nên chọn loại có nhắc trước theo giờ và đồng bộ được với lịch trên máy tính.
- Làm việc với tài liệu: xem và chỉnh sửa file PDF, văn bản ngay trên điện thoại khi đang di chuyển.
- Quản lý chi tiêu: ghi thu chi hằng ngày và xem báo cáo theo tháng, tránh tình trạng cuối tháng mới giật mình.
- Nhắn tin và họp nhóm: trao đổi nhanh với đồng nghiệp, gọi video khi cần mà không phải mở laptop.
Chúng tôi thường khuyên người mới bắt đầu từ nhóm quản lý lịch, vì lợi ích ở đây thấy rõ ngay từ tuần đầu. Khi đã quen tay, bạn mới nên cân nhắc thêm những nhóm khác. Đừng vội cài hết một lượt, vì mỗi ứng dụng mới đều cần thời gian làm quen, và quá nhiều ứng dụng cùng lúc chỉ khiến bạn rối hơn.
Cài đặt và thiết lập để dùng mượt
Tải ứng dụng mới chỉ là bước đầu tiên. Thứ quyết định bạn có dùng lâu dài hay không chính là phần thiết lập ban đầu. Chúng tôi khuyên bạn dành khoảng mười phút để làm việc này ngay từ đầu, đừng để sau này phải sửa từng chút một.
Trước hết, hãy tải từ kho ứng dụng chính thức như Google Play hoặc App Store, và tránh các đường link lạ gửi qua tin nhắn. Sau khi cài xong, chỉ cấp những quyền thật sự cần thiết. Nhiều ứng dụng xin quyền truy cập danh bạ, vị trí hay micro mà chức năng chính hoàn toàn không dùng tới. Bạn nên từ chối những quyền đó. Cuối cùng, bật đồng bộ đám mây để dữ liệu không mất khi đổi máy hay khi điện thoại gặp sự cố.
Một lưu ý nhỏ nhưng quan trọng: đặt mật khẩu hoặc bật xác thực sinh trắc học cho các ứng dụng chứa thông tin công việc và tài chính. Đây là thói quen đơn giản, nhưng giúp bạn giảm rất nhiều rủi ro nếu điện thoại may rủi bị thất lạc.
Một câu chuyện từ thực tế
Có một chủ spa nhỏ ở Hai Bà Trưng từng nhờ chúng tôi tư vấn cách quản lý lịch hẹn và tin nhắn khách trên điện thoại. Lúc đầu chị dùng ba ứng dụng khác nhau, mỗi cái một kiểu. Chuyện quên xác nhận lịch diễn ra như cơm bữa, còn khách thì phàn nàn vì bị nhắc nhầm giờ.
Chúng tôi giúp chị gom công việc về một công cụ duy nhất, có nhắc lịch tự động trước giờ hẹn. Chị không phải thay đổi quá nhiều thói quen, chỉ cần học cách thiết lập đúng ngay từ đầu. Sau một thời gian, số lịch bị bỏ quên giảm rõ rệt. Nếu bạn cũng làm dịch vụ tương tự, có thể đọc thêm về cách tự động hóa lịch nhắc và xác nhận lịch hẹn để hình dung rõ hơn quy trình.
Điều chúng tôi rút ra từ trường hợp này khá đơn giản. Công cụ tốt không phải là cái có nhiều tính năng nhất. Nó là cái bạn mở ra mỗi ngày mà không thấy phiền.
Lưu ý an toàn khi tải ứng dụng
Chúng tôi luôn nhắc độc giả cẩn trọng khi tải phần mềm và ứng dụng. Đừng tải file từ nguồn không rõ ràng. Cũng đừng tin ngay những ứng dụng hứa hẹn quá nhiều, nhất là khi chúng yêu cầu nhập thông tin cá nhân ngay từ bước đầu.
Trước khi cài, bạn nên kiểm tra số lượt tải, điểm đánh giá, thông tin nhà phát triển và thời điểm cập nhật gần nhất. Những dấu hiệu này không đảm bảo an toàn tuyệt đối, nhưng giúp loại bỏ phần lớn lựa chọn đáng ngờ. Bạn cũng nên đọc thử vài đánh giá tiêu cực để xem người dùng gặp vấn đề gì.
Nếu bạn quan tâm đến bảo mật cho máy tính đi kèm điện thoại, có thể tham khảo tiêu chí chọn phần mềm bảo mật cho người mới bắt đầu. Bài đó đưa ra cái nhìn tổng thể hơn về việc giữ an toàn cho dữ liệu.
Kết luận
Ứng dụng di động cho công việc và đời sống nên được chọn theo nhu cầu thật của chính bạn, không phải theo quảng cáo hay xu hướng nhất thời. Hãy bắt đầu với một hoặc hai công cụ, dùng đều đặn vài tuần rồi mới cân nhắc thêm. Khi một ứng dụng giúp bạn tiết kiệm thời gian mà không tạo thêm rắc rối, đó chính là lựa chọn đúng.
Nếu bạn đang tìm thêm phần mềm hỗ trợ công việc văn phòng, hãy xem qua top phần mềm văn phòng dễ dùng cho người mới. Kết hợp cả hai nhóm sẽ giúp công việc trên máy tính và điện thoại liền mạch hơn.