Nếu biết 8 mẹo này bạn sẽ trở thành cao thủ Microsoft Word

Microsoft Word được biết đến là một trong số những công cụ được sử dụng nhiều nhất tại Việt Nam. Có mặt từ khá sớm vào những năm 2000 - MS Word đã trở thành công cụ soạn thảo văn bản hàng đầu trong tất cả cơ quan, công ty hay trường học. Tuy nhiên, 90% người dùng Word chỉ sử dụng được 10% tính năng của nó. FreeDownload sẽ chia sẻ với 8 mẹo cực hay trong Word mà bạn không thể bỏ qua.

8 mẹo CỰC HAY trong WORD

Sườn nội dung:

1. Chuyển đổi văn bản từ chữ viết thường sang chữ hoa
2. Dịch văn bản bằng Bing Translator
3. Xem ngày giờ hiện tại trong Word
4. Chụp ảnh màn hình và chèn trực tiếp vào Word
5. Ẩn nội dung bí mật trong văn bản
6. Chỉnh sửa file PDF trong Word
7. Thêm khoảng trắng sau chữ vừa gõ trong Word
8. Kiểm tra tính tương thích với các bản Word cũ

1. Chuyển đổi một đoạn văn bản từ chữ viết thường sang chữ VIẾT HOA

Nếu như bạn vừa gõ xong một vài câu hay một đoạn văn bản rồi mới nhớ ra yêu cầu là phải viết IN HOA thì chuyện gì sẽ xảy ra ?! Với hầu hết người sử dụng MS Word không chuyên, họ thường xóa tất cả nội dung vừa gõ và sau đó bật phím Capslock để gõ lại từ đầu.

Nhưng với các cao thủ Word, có một cách nhanh hơn nhiều đó là chỉ cần bôi đen đoạn văn bản và bấm Shift + F3. Lúc này Word sẽ tự chuyển đổi tuần tự giữa chữ thường/ CHỮ HOA/ Chỉ Viết Hoa Chữ Đầu.

2. Dịch văn bản bằng Bing Translator

Tính năng dịch thuật là một trong những tính năng khá hay của MS Word, tuy nhiên lại có rất ít người dùng biết tính năng này tồn tại. MS Word đã tích hợp một tiện ích dịch tự động của Bing để người dùng có thể dịch ngay trên phần mềm mà không cần phải mở trình duyệt hay các phần mềm dịch thuật khác. Để dùng tính năng dịch văn bản bằng Bing Translator trong Word bạn vào thẻ Review > Translate > Translate Document.

3. Xem ngày giờ hiện tại trong Word

Một điều khá bất ngờ là hầu như không ai biết tính năng này trong Word, tuy nhiên nó lại khá phổ biến ở các nước phương Tây bởi bạn sẽ không mất thời gian xem đồng hồ hoặc có thể thêm giờ vào ngay trong Word tại các cuộc thi. Để xem ngày giờ hiện hành trong Word, bạn bấm tổ hợp phím: Shift + Alt + D để chèn ngày hiện tại và Shift + Alt + T để chèn giờ hiện tại.

4. Chụp ảnh màn hình và chèn trực tiếp vào Word

Hiện nay, có đến 90% người dùng Word vẫn làm theo cách thủ công, lối mòn khi muốn chụp màn hình và chèn vào MS Word đó là bấm phím Print Screen sau đó mở Paint để dán vào, rồi lưu lại, tiếp đến mở Word ra, chèn file ảnh vừa chụp vào. Một đống bước loằng ngoằng và quá phức tạp!

Với tính năng này trong Word, bạn có thể Chụp ảnh màn hình và chèn trực tiếp vào Word trong 1 nốt nhạc:

Chọn mở file Word, vào thẻ Insert > ScreenShot > Chọn bất kì cửa sổ mà bạn muốn chụp. Lập tức hình ảnh mà bạn chọn sẽ được chèn ngay vào văn bản trong Word.

5. Ẩn nội dung bí mật trong văn bản

Đây được coi như là một tính năng kinh điển qua các dòng Word 2007 2010 2013 hay 2016. Tuy nhiên, phần lớn người dùng vẫn khá xa lạ với tính năng này. Thông thường người ta sẽ cho chữ trùng màu nền để ẩn đi. Cách làm này vừa phức tạp, nhiều thao tác lại dễ bị phát hiện.

Để ẩn một câu hay một đoạn văn bản cao siêu hơn, các bạn hãy bôi đen đoạn văn bản đó và nhấn Ctrl + D, sau đó check vào nút Hidden như trong hình. Đoạn văn bản đó sẽ biến mất không để lại bất kì dấu vết nào.

Để xem lại đoạn văn bản vừa ẩn đi, bạn chỉ cần bấm tổ hợp phím Ctrl + Shift + 8 để hiển thị lại toàn bộ nội dung đang ẩn trong văn bản.

6. Chỉnh sửa file PDF trong Word

Thông thường, người dùng sẽ mở các file PDF bằng các phần mềm như Adobe Acrobat Reader, Foxit Reader, Phantom Reader,...  Tuy nhiên, các phần mềm này chỉ cho phép các bạn xem nội dung file PDF, vậy muốn chỉnh sửa nội dung của chúng thì làm thế nào?

Đơn giản! chỉ cần mở file PDF cần chỉnh sửa bằng Word 2013 và chỉnh sửa nó như một văn bản Word bình thường.

7. Tự thêm khoảng trắng sau chữ vừa gõ trong Word

Rất nhiều người dùng Word, thậm chỉ là dùng qua nhiều năm vẫn có thói quen là Click chuột vào vị trí cần gõ, sau đó nhấn phím Space (thanh phím dài nhất trên bàn phím) để cách một khoảng trắng. Việc này tuy không mất quá nhiều thời gian nhưng khi phải xử lý công việc này với số lượng nhiều thì nó là vấn đề không nhỏ.

Để tạo một khoảng trắng sau văn bản vừa gõ, bạn chỉ cần nháy đúp chuột vào vị trí mong muốn và gõ văn bản, Word sẽ tự thêm khoảng trắng cho bạn.

8. Kiểm tra tính tương thích với các bản Word cũ

Với MS Word, đây có lẽ là tính năng phải được dân văn phòng dùng thường xuyên nhất. Nhưng hầu như không mấy ai sử dụng. Nếu bạn cần gửi một văn bản cho cấp trên, cho đối tác với những File có nhiều nội dung như hình ảnh, văn bản,... thì thay vì Save As Word 2003 . DOC. Bạn hãy làm như sau:

Bạn mở thẻ File > Info và chọn Check Compatibility trong mục Inspect Document. Word sẽ kiểm tra những thành phần có trong văn bản mà bạn chọn, những thành phần nào không tương thích với các phiên bản cũ, có thể bị lỗi. Nó sẽ báo lại cho bạn biết để sửa.

Hy vọng sau khi biết các bạn sẽ làm việc với Word nhanh và chuyên nghiệp hơn.